Tô Lan Anh Tuyển dụng Đã Xuất bản: 23/07/2020 Lượt Xem: 111

Nguồn lực nhân sự được coi là yếu tố cực kỳ quan trọng, gắn liền với sự phát triển của doanh nghiệp, Các lãnh đạo đều mong muốn gây dựng được đội ngũ nhân sự chất lượng cao, mạnh mẽ về chuyên môn và năng lực.

Có nhiều cách để xây dựng 1 team như vậy, nhưng nếu như ngay từ khâu tuyển dụng chúng ta tìm được những ứng viên phù hợp thì sẽ tiết kiệm thời gian và chi phí, không chỉ giúp doanh nghiệp bổ sung lượng nhân lực thiếu hụt trước đó mà còn có thể đem đến đội ngũ lao động chất lượng cao – những con người nhiệt huyết, sáng tạo và có nhiều kỹ năng tốt.
Odoo • Text and Image

Ngoài ra, tuyển dụng còn có vai trò lớn khác. Đây là bước khởi nguồn của quá trình quản trị nhân sự và khi khâu này được xử lý tốt thì những khâu tiếp theo trong việc quản trị doanh nghiệp mới có thể vận hành suôn sẻ.

Ứng dụng quản lý tuyển dụng với Odoo/ERPOnline 

Odoo/ ERPOnline 13 cung cấp cho chúng ta module Recruitment phục vụ cho việc tuyển dụng. Đây là một phần của bộ module về quản lý nhân sự, có chức năng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình tuyển dụng từ việc tìm kiếm ứng viên, liên hệ phỏng vấn đến khi ký kết hợp đồng và bắt đầu làm việc.

Các cán bộ nhân sự phụ trách tuyển dụng là những người cần tính năng này cho công việc của họ.

Quy trình tuyển dụng cơ bản trong doanh nghiệp 

  • Bước 1: Chuẩn bị kế hoạch tuyển dụng dựa trên tình hình thực tế 

  • Bước 2: Thông báo tuyển dụng trên các kênh 

  • Bước 3: Tiếp nhận và tiến hành chọn lọc hồ sơ ứng viên.

  • Bước 4: Phỏng vấn và kiểm tra trình độ

  • Bước 5: Thử việc.

  • Bước 6: Quyết định tuyển dụng

ERPOnline / Odoo cũng có thiết kế bám sát quy trình cơ bản này, phù hợp với đa số các doanh nghiệp hiện nay.

Chuẩn bị dữ liệu ban đầu

Định nghĩa ra giai đoạn của quá trình tuyển dụng

Với Odoo cơ bản chúng ta sẽ quản lý quá trình từ khi nhận được hồ sơ ứng viên cho tới khi ký hợp đồng. Truy cập Configuration > Stages để định nghĩa ra các giai đoạn cụ thể theo thực tế từng doanh nghiệp. Các giai đoạn này sẽ được dùng chung cho toàn bộ việc tuyển dụng của công ty. Ví dụ về các giai đoạn:

  • Hồ sơ mới

  • PHỏng vấn lần 1

  • Phỏng vấn lần 2

  • Đề xuất hợp đồng

  • Ký hợp đồng

  • Hủy

                  
           

Đinh nghĩa các vị trí công việc (job position) cần tuyển dụng dựa trên tình hình thực tế của công ty

Hoạt động tuyển dụng xuất phát từ nhu cầu lấp đầy các vị trí nhân sự cần thiết trong doanh nghiệp. Vậy nên trước hết doanh nghiệp cần định nghĩa ra những vị trí nhân sự. Vào Recruitment > Configuration > Job Positions > Create

Ý nghĩa 1 số trường thông tin:

  • Job Position: Tên cho vị trí công việc

  • Company: Vị trí công việc này dành cho công ty nào

  • Department:  Công việc này thuộc về phòng ban nào (phòng vật tư, phòng hành chính,..)

  • Job Location: Vị trí làm việc (dưới xưởng, tại văn phòng,..)

  • Expected new employees: Số lượng nhân sự cần tuyển dụng 

  • Responsible: Người chịu trách nhiệm tuyển dụng vị trí này, thường sẽ là HR.


                

Quy trình tuyển dụng

Bắt đầu tuyển dụng với 1 vị trí công việc

Ngay sau khi tạo 1 vị trí công việc, việc tuyển dụng cho vị trí này cũng được tự động đặt ở trạng thái đang tuyển. Để ghi nhận vị trí này đang không tuyển dụng, click Stop Recruitment. Ngược lại, nếu HR muốn xác nhận doanh nghiệp đang tuyển dụng vị trí này, đơn giản là click Start Recruitment

Bảng overview các vị trí công việc dưới dạng các thẻ thông tin kanban sẽ giúp theo dõi thông tin dễ dàng. Các vị trí đang mở tuyển dụng ghi rõ hiện tại có bao nhiêu hồ sơ ứng tuyển, bao nhiêu vị trí cần tuyển,...


                

Ghi nhân các hồ sơ ứng tuyển

Sau khi xác đinh công ty đang có nhu cầu tuyển dụng vị trí A bất kỳ ví dụ như vị trí Trợ lý Giám đốc, cán bộ phụ trách tuyển dụng sẽ thông qua nhiều kênh để nhiều ứng viên biết tới thông tin này và từ đó thu về được các hồ sơ ứng tuyển đầy tiềm năng. Odoo hỗ trợ ghi nhận hồ sơ từ nhiều nguồn (qua email, qua website công ty,.., CHI TIẾT XEM TẠI....) nhưng ở bài này chúng ta sẽ tìm hiểu cách bộ phân tuyển dụng ghi nhận hồ sơ ứng tuyển thủ công. 

Cách ghi nhận: Bộ phận tuyển dụng trực tiếp tạo 1 hồ sơ ứng tuyển: Applications > Create. Hồ sơ được tạo mới sẽ nằm ở cột giai đoạn đầu tiên (ví dụ cột Hồ sơ mới)

                  

Form hồ sơ mở ra cho phép điền các thông tin cơ bản. Hãy đơn giản coi đây là một form hồ sơ online. Bằng việc điền các thông tin trong form này chúng ta sẽ có được cái nhìn tổng quan về ứng viên:

  • Tên

  • Email liên lạc

  • Số điện thoại liên hệ

  • Bằng cấp

  • Mức lương mong muốn và mức lương đề xuất

  • Ngoài ra các thông tin về phòng ban và người chịu trách nhiệm lấy từ Job Position được tạo sẵn

  • ....

                   

Ghi nhận quá trình làm việc với ứng viên (gọi điện, hẹn phỏng vấn, làm test,..)

Thông qua quá trình làm việc, hồ sơ tuyển dụng sẽ được chuyển dần từ cột đầu tiên sang các cột kế tiếp cho tới khi ứng viên ký được hợp đồng và trở thành nhân viên của công ty. Có thể trao đổi email với mỗi ứng viên thông qua công cụ trao đổi bên dưới form hồ sơ. Ngược lại nếu ứng viên không tham gia hoặc trượt phỏng vấn có thể đưa hồ sơ này đến mục Hủy. Mọi thông tin vẫn được lưu lại trong hệ thống. 

(Ứng viên than phiền rằng trượt hay đỗ cũng không nhận được phản hồi  và đánh giá công ty thiếu sự chuyên nghiệp? Nhà tuyển dụng có quá nhiều email phải xử lý mỗi ngày nên không thể gửi thông báo tới từng người? Đừng lo, ERPOnline sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này một cách vô cùng đơn giản. CHI TIẾT XEM TẠI ....)

                

Ứng viên trở thành nhân viên công ty

Sau khi ứng viên vượt qua được các vòng thử thách và trở thành nhân viên công ty, Odoo hỗ trợ tạo nhanh nhân viên mới trên ngay trên form hồ sơ. Các thông tin đã có  trên hồ sơ sẽ được đưa sang làm thông tin nhân viên giúp giảm thao tác nhập liệu của bộ phận nhân sự 
    
                

Vậy là chúng ta đã hoàn thành 1 quy trình tuyển dụng nhân sự cơ bản trong ERPOnline/ Odoo. Có thể thấy module Tuyển dụng đã giúp người sử dụng tiếp cận công việc này 1 cách bài bản và có hệ thống hơn các thao tác thủ công như trước đây. Thông tin được lưu trữ gọn gàng phục vụ cho các mục đích đo lường và báo cáo bất cứ khi nào doanh nghiệp có nhu cầu. 

Ở bài tiếp theo ta sẽ tìm hiểu các tính năng nâng cao hơn được ERPOnline/ Odoo hỗ trợ giúp hoạt động tuyển dụng trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết.